EstateBax, ajansların günlük operasyonlarında gerekli olan belgeleri oluşturmayı sağlar. Belirli bir belge oluşturmak için önce şablonun tanımlanması veya hazırlanması gerekmektedir. Şablonlar, daha sonra belge üretmek için kullanabileceğimiz belge içerikleridir. Bu, sözleşmeler, ön sözleşmeler, denetim raporları vb. belgelerin önceden hazırlanarak, sadece şablon seçimiyle hızlıca oluşturulabilmesini sağlar.
Belge şablonu ekleme, ana menüde Kişiler -> Belge Şablonları altında bulunabilir. Yeni sayfada, önceden eklenmiş şablonları (varsa) ve yeni şablon ekle düğmesini görürsünüz. Yeni bir şablon ekleme ekranında, belgeyi kolayca tanıyıp seçebilmek için şablon başlığını girebilirsiniz. Sonrasında, şablon hakkında daha fazla bilgi vermek için (zorunlu değil) bir açıklama girebilirsiniz.
Sonraki seçenekler, belirli bir belgeyi oluştururken gerekli veri türleri ile ilgilidir. Burada Kişi ve Mülk ile ilgili verileri seçebilirsiniz. Veri seçeneklerinden birini veya her ikisini seçtiğinizde, aşağıdaki metin editöründe (metin girişi için kullanılır), ilk simge { } altında şablona ekleyebileceğiniz tüm verileri görebilirsiniz.
Metin editörü oldukça basittir ve MS Word'un basitleştirilmiş bir versiyonuna benzer, istediğiniz gibi metin ekleyip düzenleyebilirsiniz. Belirli bir veri eklemek gerektiğinde, { } simgesini kullanarak sistemin belgeyi oluştururken eklemesi gereken veriyi seçebilirsiniz.
{primary.fa-info-circle} Seçilen verilere (Kişi veya Mülk) ek olarak, { } simgesi altında her zaman ajans ve belge hakkında temel veriler bulunmaktadır.
Bir değişken (veri) seçtiğinizde, { } simgesi altında editöre { !!$agency->title!! } gibi bir etiket eklenir, bu da sistemin burada ajans ismini eklemesi gerektiğini belirtir. Aynı durum, kişi veya mülkle ilgili veri eklediğimizde de geçerlidir. Bu şekilde belirli bir veri olmadan genel bir şablon oluşturulur, sistem belgeyi oluştururken bu değişkenleri gerçek verilerle doldurur. Bu, belirli belgeleri oluşturmak için belirli bir kişiyi veya mülkü seçmemiz gerektiği anlamına gelir. Örneğin, { !!$contact->name!! } { !!$contact->surname!! } sistemi, bu alanlara kişinin adı ve soyadını otomatik olarak ekler.
{warning.fa-exclamation-circle} Kişi veya Mülkle ilgili bir değişken seçtiyseniz, metin editörünün üstündeki "Gerekli Veriler" seçeneklerini değiştirmeyin.
Bu durum, örneğin "Kişi" seçeneğini açtığınızda, şablona kişi ile ilgili bazı değişkenler eklediğinizde ve ardından bu seçeneği kapatmak istediğinizde ortaya çıkar. Böyle bir durum, şablondan belge oluşturulmasını engelleyebilir veya belgeyi eksik kişi veya mülk verileriyle oluşturabilir.
Şablon Kopyalama seçeneğinden bahsetmek önemlidir. Uygulamada sık sık küçük farklarla birçok belgeye ihtiyaç duyduğumuz için, şablon kopyalama seçeneği oldukça faydalıdır. Şablonların yanında bulunan Kopyala düğmesi, şablonun bir kopyasını oluşturur ve şablonun adına Kopya ekler. Bu yeni oluşturulan şablon, orijinal şablonun birebir kopyasıdır ve başlık, içerik vb. düzenlenebilir.
{primary.fa-info-circle} Kopyalanan şablonun düzenlenmesi, orijinal şablonu etkilemez.
Şablon eklerken, üretilen belgenin varsayılan başlık ve altbilgiyi içerip içermeyeceğini seçebiliriz. Bu belge parçaları, belge şablonu incelemesinde "Başlık ve Altbilgi" sekmesinde yüklenebilir. Başlık ve altbilgiyi temsil eden resimleri yükleyebilirsiniz.
{primary.fa-info-circle} Resimlerin formatı ve boyutu yükleme bölümünde belirtilmiştir.
Bir şablonu tanımlarken, metin editörünün altında başlığın yalnızca ilk sayfada mı yoksa her sayfada mı görüneceğini etkinleştirme seçeneğine ve belgenin altbilgisini etkinleştirme seçeneğine sahibiz.
Şablonu kaydettikten veya değişiklik yaptıktan sonra, belgenin nasıl görüneceğini gösteren bir PDF butonunun bulunduğu şablon incelemesine geri dönüyoruz. Görüntülenen belge test verileri içerir ve önizleme, PDF formatında yeni bir pencerede açılır. Bu, gerçek belge değildir ve hiçbir yere kaydedilmez; sadece gelecekteki belgenin önizlemesi olarak hizmet eder.