Sistem omogoča ustvarjanje dokumentov, ki so bistveni za vsakodnevno delo agencij. Za ustvarjanje določenega dokumenta je treba najprej definirati ali pripraviti predlogo. Predloge so v bistvu vsebine dokumentov, ki jih lahko kasneje uporabite za ustvarjanje dokumentov. To omogoča vnaprejšnjo pripravo pogodb, predpogodb, poročil o ogledu itd. z vsemi potrebnimi elementi, kar olajša ustvarjanje določenega dokumenta s preprosto izbiro predloge.
Dodajanje predlog dokumentov najdete v glavnem meniju pod Stiki -> Predloge dokumentov. Na novi strani boste videli seznam že dodanih predlog (če obstajajo) in gumb za dodajanje nove predloge. Odpiranje obrazca za novo predlogo vam omogoča vnos nove predloge z njenim naslovom, da jo lahko enostavno prepoznate in izberete pri ustvarjanju dokumenta. Nato vnesete opis (neobvezno), ki lahko podrobneje opiše predlogo.
Naslednje možnosti so povezane z vrstami podatkov, potrebnih za ustvarjanje določenega dokumenta. Tukaj lahko izberete podatke, povezane s Stikom in Nepremičnino. Ko izberete eno ali obe možnosti podatkov, v spodnjem urejevalniku besedila (uporabljenem za vnos besedila), pod prvo ikono { }, lahko vidite vse podatke, ki jih lahko vključite v predlogo.
Urejevalnik besedila je relativno preprost in spominja na poenostavljeno različico MS Word, kjer lahko po želji dodajate in urejate besedilo. Kjer so potrebni posebni podatki, uporabite ikono { } in izberite, katere podatke naj sistem vstavi pri ustvarjanju dokumenta.
{primary.fa-info-circle} Poleg izbranih podatkov (Stik ali Nepremičnina), pod ikono { }, so vedno na voljo osnovni podatki o agenciji in določenem dokumentu.
Ko izberete spremenljivko (podatke), pod ikono { } v urejevalniku, bo dodan značnik, kot je { !!$agency->title!! }, ki označuje, da naj sistem na tem mestu vstavi ime vaše agencije. Enako velja, če dodamo nekaj podatkov o stiku ali nepremičnini. To ustvarja splošno predlogo dokumenta brez posebnih podatkov, s seznamom "spremenljivk", ki jih bo sistem samodejno izpolnil med ustvarjanjem dokumenta z resničnimi podatki. To pomeni, da moramo za ustvarjanje določenih dokumentov izbrati določen stik ali nepremičnino, da lahko sistem napolni predlogo z resničnimi podatki. Na primer, { !!$contact->name!! } { !!$contact->surname!! } bo zamenjano z imenom in priimkom stika.
{warning.fa-exclamation-circle} Če ste izbrali spremenljivko, povezano s Stikom ali Nepremičnino, ne spreminjajte pozneje možnosti "Potrebni podatki" nad urejevalnikom besedila.
To se nanaša na situacije, kjer ste na primer izbrali možnost "Stik", dodali spremenljivke, povezane s stikom v predlogo, in nato želite odstraniti oznako te možnosti. S tem lahko preprečite ustvarjanje dokumenta iz te predloge ali dobite dokument brez vključenih podatkov o stiku ali nepremičnini.
Pomembno je omeniti možnost Podvoji predlogo. Ker imamo v praksi pogosto različne dokumente z majhnimi razlikami, je možnost podvajanja predloge zelo uporabna. V pregledu predlog je poleg vsake predloge gumb Podvoji, ki ustvari kopijo predloge in imenu predloge doda Kopija. Ta novo ustvarjena predloga je natančna kopija izvirne predloge in jo lahko urejate po želji (naslov, vsebino itd.).
{primary.fa-info-circle} Urejanje kopirane predloge ne vpliva na izvirno predlogo.
Pri dodajanju predlog lahko izberemo, ali želimo, da ustvarjeni dokument vključuje privzeto glavo in nogo. Te dele dokumenta lahko naložite na zavihku "Glava in noga" v pregledu predloge dokumenta. Lahko naložite slike, ki predstavljajo glavo in nogo.
{primary.fa-info-circle} Format in velikost slik sta navedena pri razdelku za nalaganje.
Pri definiranju predloge imamo pod urejevalnikom besedila možnost omogočiti, da se glava pojavi samo na prvi strani ali na vsaki strani, kot tudi omogočiti nogo dokumenta.
Po shranjevanju predloge ali opravljanju sprememb se vrnemo na pregled predlog, kjer je gumb PDF, ki nam pokaže, kako bo dokument izgledal. Prikazan dokument vsebuje testne podatke, predogled pa se odpre v novem oknu v formatu PDF. To ni dejanski dokument in ni shranjen nikjer; služi samo kot predogled prihodnjega dokumenta.