Le système permet la génération de documents essentiels pour les opérations quotidiennes des agences. Pour générer un document spécifique, le modèle doit d'abord être défini ou préparé. Les modèles sont essentiellement des contenus de documents qui peuvent être utilisés ultérieurement pour générer des documents. Cela permet de pré-préparer des contrats, des pré-contrats, des rapports d'inspection, etc., avec tous les éléments nécessaires, facilitant la génération d'un document spécifique en sélectionnant simplement le modèle.
Vous pouvez trouver les ajouts de modèles de documents dans le menu principal sous Contacts -> Modèles de documents. Sur la nouvelle page, vous verrez une liste de modèles déjà ajoutés (s'il en existe), et un bouton pour ajouter un nouveau modèle. L'ouverture du nouveau formulaire de modèle vous permet de saisir un nouveau modèle avec son titre, afin que vous puissiez facilement le reconnaître et le sélectionner lors de la génération d'un document. Ensuite, vous saisissez une description (facultatif), qui peut décrire le modèle plus en détail.
Les options suivantes sont liées aux types de données nécessaires pour générer un document spécifique. Ici, vous pouvez choisir des données liées au Contact et au Bien. Lors de la sélection d'une ou des deux options de données, dans l'éditeur de texte ci-dessous (utilisé pour la saisie de texte), sous la première icône { }, vous pouvez voir toutes les données que vous pouvez inclure dans le modèle.
L'éditeur de texte est relativement simple et ressemble à une version simplifiée de MS Word, où vous pouvez ajouter et modifier du texte comme vous le souhaitez. Là où des données spécifiques sont nécessaires, utilisez l'icône { } et choisissez quelles données le système doit insérer lors de la génération du document.
{primary.fa-info-circle} Outre les données sélectionnées (Contact ou Bien), sous l'icône { }, les données de base sur l'agence et le document spécifique sont toujours disponibles.
Lors de la sélection d'une variable (données), sous l'icône { } dans l'éditeur, une balise comme { !!$agency->title!! } sera ajoutée, indiquant que le système doit insérer le nom de votre agence à cet endroit. Il en va de même si nous ajoutons des données sur un contact ou un bien. Cela crée un modèle de document général sans données spécifiques, avec les "variables" listées que le système remplira automatiquement lors de la génération du document avec des données réelles. Cela implique que pour générer certains documents, nous devons sélectionner un contact ou un bien spécifique, afin que le système puisse remplir le modèle avec des données réelles. Par exemple, { !!$contact->name!! } { !!$contact->surname!! } sera remplacé par le prénom et le nom du contact.
{warning.fa-exclamation-circle} Si vous avez sélectionné une variable liée au Contact ou au Bien, ne changez pas les options "Données nécessaires" au-dessus de l'éditeur de texte par la suite.
Cela fait référence aux situations où, par exemple, vous avez sélectionné l'option "Contact", ajouté des variables liées au contact dans le modèle, puis voulez décocher cette option. Cela pourrait empêcher la génération de documents à partir de ce modèle ou entraîner un document sans les données de contact ou de bien incluses.
Il est important de mentionner l'option Dupliquer le modèle. Puisque dans la pratique, nous avons souvent divers documents avec de petites différences, l'option de dupliquer le modèle est très utile. Dans l'aperçu du modèle, à côté de chaque modèle, il y a un bouton Dupliquer qui crée une copie du modèle, ajoutant Copie au nom du modèle. Ce modèle nouvellement créé est une copie exacte du modèle original et peut être modifié comme vous le souhaitez (titre, contenu, etc.).
{primary.fa-info-circle} La modification du modèle copié n'affecte pas le modèle original.
Lors de l'ajout de modèles, nous pouvons choisir si nous voulons que le document généré inclue l'en-tête et le pied de page par défaut. Ces parties du document peuvent être téléchargées sur l'onglet "En-tête et pied de page" dans l'aperçu du modèle de document. Vous pouvez télécharger des images représentant l'en-tête et le pied de page.
{primary.fa-info-circle} Le format et la taille des images sont indiqués dans la section de téléchargement.
Lors de la définition d'un modèle, sous l'éditeur de texte, nous avons l'option d'activer l'en-tête pour qu'il apparaisse uniquement sur la première page ou sur chaque page, ainsi que d'activer le pied de page du document.
Après avoir enregistré le modèle ou apporté des modifications, nous revenons à l'aperçu du modèle où il y a un bouton PDF qui nous montre à quoi ressemblera le document. Le document affiché contient des données de test, et l'aperçu s'ouvre dans une nouvelle fenêtre au format PDF. Ce n'est pas le document réel et il n'est enregistré nulle part ; il sert uniquement d'aperçu du futur document.