El sistema permite la generación de documentos esenciales para las operaciones diarias de las agencias. Para generar un documento específico, primero se debe definir o preparar la plantilla. Las plantillas son esencialmente contenidos de documentos que luego se pueden usar para generar documentos. Esto permite que contratos, precontratos, informes de inspección, etc., se preparen previamente con todos los elementos necesarios, facilitando la generación de un documento específico simplemente seleccionando la plantilla.
Puede encontrar adiciones de plantillas de documentos en el menú principal en Contactos -> Plantillas de Documentos. En la nueva página, verá una lista de plantillas ya agregadas (si existen) y un botón para agregar una nueva plantilla. Abrir el formulario de nueva plantilla le permite ingresar una nueva plantilla con su título, para que pueda reconocerla y seleccionarla fácilmente al generar un documento. Luego, ingresa una descripción (opcional), que puede describir la plantilla con más detalle.
Las siguientes opciones están relacionadas con los tipos de datos necesarios para generar un documento específico. Aquí, puede elegir datos relacionados con Contacto y Propiedad. Al seleccionar una o ambas opciones de datos, en el editor de texto a continuación (utilizado para entrada de texto), bajo el primer ícono { }, puede ver todos los datos que puede incluir en la plantilla.
El editor de texto es relativamente simple y se asemeja a una versión simplificada de MS Word, donde puede agregar y editar texto según lo desee. Donde se necesitan datos específicos, use el ícono { } y elija qué datos debe insertar el sistema al generar el documento.
{primary.fa-info-circle} Además de los datos seleccionados (Contacto o Propiedad), bajo el ícono { }, los datos básicos sobre la agencia y el documento específico siempre están disponibles.
Al seleccionar una variable (datos), bajo el ícono { } en el editor, se agregará una etiqueta como { !!$agency->title!! }, indicando que el sistema debe insertar el nombre de su agencia en esa ubicación. Lo mismo se aplica si agregamos algunos datos sobre un contacto o propiedad. Esto crea una plantilla de documento general sin datos específicos, con las "variables" enumeradas que el sistema completará automáticamente durante la generación del documento con datos reales. Esto implica que para generar ciertos documentos, debemos seleccionar un contacto o propiedad específico, para que el sistema pueda completar la plantilla con datos reales. Por ejemplo, { !!$contact->name!! } { !!$contact->surname!! } se reemplazará con el nombre y apellido del contacto.
{warning.fa-exclamation-circle} Si ha seleccionado una variable relacionada con Contacto o Propiedad, no cambie las opciones de "Datos necesarios" sobre el editor de texto después.
Esto se refiere a situaciones donde, por ejemplo, ha seleccionado la opción "Contacto", agregó variables relacionadas con el contacto en la plantilla y luego desea desmarcar esa opción. Hacerlo puede evitar la generación de documentos desde esa plantilla o resultar en un documento sin los datos de contacto o propiedad incluidos.
Es importante mencionar la opción de plantilla Duplicar. Dado que en la práctica, a menudo tenemos varios documentos con pequeñas diferencias, la opción de duplicar plantilla es muy útil. En la descripción general de la plantilla, junto a cada plantilla, hay un botón Duplicar que crea una copia de la plantilla, agregando Copia al nombre de la plantilla. Esta plantilla recién creada es una copia exacta de la plantilla original y se puede editar según lo desee (título, contenido, etc.).
{primary.fa-info-circle} Editar la plantilla copiada no afecta la plantilla original.
Al agregar plantillas, podemos elegir si queremos que el documento generado incluya el encabezado y pie de página predeterminados. Estas partes del documento se pueden cargar en la pestaña "Encabezado y Pie de Página" en la descripción general de la plantilla de documento. Puede cargar imágenes que representen el encabezado y el pie de página.
{primary.fa-info-circle} El formato y tamaño de las imágenes se indican en la sección de carga.
Al definir una plantilla, debajo del editor de texto, tenemos la opción de habilitar que el encabezado aparezca solo en la primera página o en cada página, así como de habilitar el pie de página del documento.
Después de guardar la plantilla o realizar cambios, volvemos a la descripción general de la plantilla donde hay un botón PDF que nos muestra cómo se verá el documento. El documento mostrado contiene datos de prueba, y la vista previa se abre en una nueva ventana en formato PDF. Este no es el documento real y no se guarda en ningún lugar; solo sirve como vista previa del documento futuro.