Dokümanlar, sistemde iki yerde eklenebilir veya oluşturulabilir. İlk olarak, iletişim özetinde, fırsatlar ve taleplerin yanı sıra o iletişimle ilgili tüm belgelerin yer aldığı bir tablo da bulunmaktadır. Burada Doküman Ekle butonunu görebilirsiniz. Bu butona tıkladığınızda belgenin oluşturulmasında kullanmak istediğimiz şablonu seçebileceğimiz bir popup penceresi açılacaktır.
{warning.fa-exclamation-circle} Burada yalnızca, İletişimden veri gerektiren seçeneği seçilmiş şablonlar görüntülenecektir.
Şablonu seçtikten sonra Belge Oluştur butonuna tıkladığınızda, belirli belge için verilerin girilmesi gereken yeni bir pencere açılır. Bu veriler belge referans numarası, belge başlığı, belge tarihi, belgenin son kullanma tarihi ve durumunu içerir. Seçilen şablon mülk verileri gerektiriyorsa, belgede yer alacak mülkü seçmek için bir alan göreceğiz. Pencerenin sol tarafında, hangi iletişim için belirli belgenin oluşturulduğunu görebiliriz.
{primary.fa-info-circle} Belge durumu, belgenin durumunu takip etmek ve zaman içinde izlemek için önemlidir.
Tüm gerekli veriler doldurulduktan sonra, Belge Oluştur butonuna tıklanması gerekmektedir, bu, belge oluşturma prosedürünü başlatır ve şablonda bulunan tüm "değişkenleri" belirli verilerle otomatik olarak doldurur.
Oluşturulan belge, iletişim özetinde belgeler listesinde görünecektir. Belge artık PDF butonuna tıklayarak PDF formatında açılabilir veya gerekirse Düzenle butonuna tıklanarak düzenlenebilir. Bu belge belirli bir belgedir ve durumu ve tüm değişiklikleri sistemde kaydedilecektir. Belgedeki her değişiklik, belgenin açıldığında sol tarafta görülen zaman çizelgesinde belirtilir. Belge değişiklikleri eski sürümü, değişiklik zamanı ve belgeyi değiştiren kişi (sistem kullanıcısı) hakkında verileri kaydeder. Bu değişiklikler, zaman çizelgesindeki Kontrol Et! mesajına tıklanarak görüntülenebilir. Bu, belgenin yaşam döngüsü ve değişikliklerinin güvenliğini, kontrolünü ve sürekli izlenmesini sağlar.
{primary.fa-info-circle} Zaman çizelgesindeki Kontrol Et! mesajına tıklanarak, belgelerin her iki versiyonunu yan yana gösteren yeni bir pencere açılır, eski - değişiklikten önce ve yeni versiyon - değişikliklerden sonra.
Her belge, çöp kutusu simgeli butona tıklayarak silinebilir.
Doküman ekleyebileceğimiz / oluşturabileceğimiz ikinci yer, mülk incelemesidir. Belgeyi bir iletişime eklerken kullanılan prensip tam olarak aynıdır. Mülk için eklenen belgeler, mülk incelemesi listesinden bulunabilir.
Tüm belgelerin görüntüsünü İletişimler -> Tüm Belgelerin Listesi üzerinden açabiliriz. Bu sayfada, eklenen tüm belgelerin listesini görebiliriz, hangi iletişim altında veya hangi mülk altında eklenmiş olursa olsun. Burada PDF belgelerini açabilir, düzenleyebilir veya silebiliriz. Düzenleme, belgeyi İletişim veya Mülk üzerinden açtığımızda olduğu gibidir.