Les documents peuvent être ajoutés, ou créés, à deux endroits dans le système. Le premier est dans l'aperçu du contact, où, en plus des opportunités et des demandes pour le contact, nous avons également un tableau avec tous les documents liés à ce contact. Ici, vous pouvez également voir le bouton Ajouter un document. Cliquer sur ce bouton ouvrira une fenêtre popup où nous pouvons choisir quel modèle nous voulons utiliser pour générer le document.
{warning.fa-exclamation-circle} Seuls les modèles qui ont l'option sélectionnée pour nécessiter des données du Contact seront affichés ici.
Après avoir sélectionné le modèle et cliqué sur le bouton Créer un document, une nouvelle fenêtre s'ouvre où les données pour le document spécifique doivent être saisies. Ces données incluent le numéro de référence du document, le titre du document, la date du document, la date d'expiration du document et le statut. Si le modèle sélectionné nécessite des données de bien, nous verrons également un champ pour sélectionner le bien qui sera inclus dans le document. Sur le côté gauche de la fenêtre, nous pouvons voir pour quel contact le document spécifique est généré.
{primary.fa-info-circle} Le statut du document est important pour suivre l'état du document et le surveiller au fil du temps.
Une fois que toutes les données nécessaires sont remplies, le bouton Générer le document doit être cliqué, ce qui démarre la procédure de génération du document et remplit automatiquement toutes les "variables" trouvées dans le modèle avec des données spécifiques.
Le document généré apparaîtra dans la liste des documents dans l'aperçu du contact. Le document peut maintenant être ouvert au format PDF en cliquant sur le bouton PDF ou modifié selon les besoins en cliquant sur le bouton Modifier. Ce document est un document spécifique, et son statut et toutes les modifications seront enregistrés dans le système. Chaque modification du document sera notée sur la chronologie du document visible sur le côté gauche lorsque le document est ouvert. Les modifications du document enregistrent l'ancienne version, l'heure de la modification et les données sur la personne (utilisateur du système) qui a modifié le document. Ces modifications peuvent être visualisées en cliquant sur le message Vérifier ! sur la chronologie. Cela assure la sécurité, le contrôle et la surveillance constante du cycle de vie du document et de ses modifications.
{primary.fa-info-circle} Cliquer sur le message Vérifier ! sur la chronologie ouvre une nouvelle fenêtre qui montre les deux versions du document côte à côte, l'ancienne - avant la modification, et la nouvelle version - après les modifications.
Chaque document peut être supprimé en cliquant sur le bouton avec l'icône de corbeille.
Le deuxième endroit où les documents peuvent être ajoutés/générés est dans l'aperçu du bien. Le principe est exactement le même que lors de l'ajout de documents à un contact. Les documents ajoutés pour le bien peuvent être trouvés dans la liste sur l'aperçu du bien.
Nous pouvons ouvrir la vue de tous les documents à Contacts -> Liste de tous les documents. Sur cette page, nous pouvons voir la liste de tous les documents ajoutés, qu'ils aient été ajoutés sous un contact ou un bien. Ici, nous pouvons ouvrir des documents PDF, les modifier ou les supprimer. La modification est exactement la même que si nous ouvrions le document depuis le Contact ou le Bien.