Los documentos se pueden agregar o crear en dos lugares en el sistema. El primero es en la descripción general del contacto, donde, además de oportunidades y solicitudes para el contacto, también tenemos una tabla con todos los documentos relacionados con ese contacto. Aquí, también puede ver el botón Agregar Documento. Al hacer clic en este botón se abrirá una ventana emergente donde podemos elegir qué plantilla queremos usar para generar el documento.
{warning.fa-exclamation-circle} Solo se mostrarán aquí las plantillas que tengan la opción seleccionada para requerir datos del Contacto.
Después de seleccionar la plantilla y hacer clic en el botón Crear Documento, se abre una nueva ventana donde se deben ingresar los datos para el documento específico. Estos datos incluyen el número de referencia del documento, título del documento, fecha del documento, fecha de vencimiento del documento y estado. Si la plantilla seleccionada requiere datos de propiedad, también veremos un campo para seleccionar la propiedad que se incluirá en el documento. En el lado izquierdo de la ventana, podemos ver para qué contacto se está generando el documento específico.
{primary.fa-info-circle} El estado del documento es importante para rastrear el estado del documento y monitorearlo con el tiempo.
Una vez que se completan todos los datos necesarios, se debe hacer clic en el botón Generar Documento, que inicia el procedimiento de generación de documentos y completa automáticamente todas las "variables" encontradas en la plantilla con datos específicos.
El documento generado aparecerá en la lista de documentos en la descripción general del contacto. El documento ahora se puede abrir en formato PDF haciendo clic en el botón PDF o editarse según sea necesario haciendo clic en el botón Editar. Este documento es un documento específico, y su estado y todos los cambios se registrarán en el sistema. Cada cambio en el documento se anotará en la línea de tiempo del documento visible en el lado izquierdo cuando se abre el documento. Las modificaciones del documento guardan la versión anterior, la hora del cambio y los datos sobre la persona (usuario del sistema) que modificó el documento. Estos cambios se pueden ver haciendo clic en el mensaje ¡Verificar! en la línea de tiempo. Esto logra seguridad, control y monitoreo constante del ciclo de vida del documento y sus modificaciones.
{primary.fa-info-circle} Al hacer clic en el mensaje ¡Verificar! en la línea de tiempo se abre una nueva ventana que muestra ambas versiones del documento una al lado de la otra, la antigua - antes del cambio, y la nueva versión - después de las modificaciones.
Cada documento se puede eliminar haciendo clic en el botón con el ícono de papelera.
El segundo lugar donde se pueden agregar/generar documentos es en la descripción general de la propiedad. El principio es exactamente el mismo que al agregar documentos a un contacto. Los documentos agregados para la propiedad se pueden encontrar en la lista en la descripción general de la propiedad.
Podemos abrir la vista de todos los documentos en Contactos -> Lista de Todos los Documentos. En esta página, podemos ver la lista de todos los documentos agregados, independientemente de si se agregaron bajo un contacto o una propiedad. Aquí, podemos abrir documentos PDF, editarlos o eliminarlos. La edición es exactamente la misma que si abriéramos el documento desde el Contacto o la Propiedad.