Para agregar una tarea, abrimos Tareas -> Agregar Nueva Tarea. En esta página, podemos ver campos donde necesitamos ingresar información básica de la tarea (por ejemplo, nombre, descripción...), elegir el tipo de tarea del menú desplegable, luego seleccionar la fecha y hora para cuando la tarea debe completarse, agregar cualquier subtarea (opcional). En la parte superior derecha de la página hay un elemento (atributo) muy importante al agregar una tarea. Aquí elegimos a qué se refiere esta tarea, y las opciones son: general, relacionada con un contacto, relacionada con una propiedad, relacionada con una solicitud y por último, relacionada con una oportunidad. Después de eso, determinamos la prioridad y el estado de la tarea, y finalmente, asignamos la tarea a un empleado. Ese usuario recibirá automáticamente un correo electrónico notificándole de una nueva tarea en el sistema.
{primary.fa-info-circle} Preste atención al agregar una tarea a la opción 'Relacionada con'. Esto afectará agregar elementos a las líneas de tiempo de propiedades, contactos, solicitudes o ambos!
Si la opción 'Relacionada con' se elige como general, entonces esta tarea no afectará la línea de tiempo de nadie. Si se selecciona 'Relacionada con una propiedad', obtendremos la opción (menú desplegable a continuación) para elegir qué propiedad queremos decir. Después de completar esta tarea - cuando el estado se convierta en completado, iniciará agregar un elemento a la línea de tiempo para esa propiedad del tipo de tarea (por ejemplo, llamada telefónica, reunión, etc.) y con una descripción que será el resumen de la tarea. De manera similar, sucederá lo mismo si se selecciona 'Relacionada con un contacto', 'Relacionada con una solicitud' o 'Relacionada con una oportunidad'. La única diferencia es que cuando se elige oportunidad, se agregará un elemento a la línea de tiempo tanto para la propiedad como para el contacto conectado a esa oportunidad, lo cual es lógico.
Para ver las tareas en formato de tablero (kanban), abrimos Tareas -> Vista de Tablero. En el tablero, las tareas se muestran en forma de tarjetas, y su estado se puede cambiar "arrastrando" la tarjeta de una columna a otra. Cada columna tiene una descripción (nombre), es decir, un estado que representa. Cada tarjeta representa una tarea con toda la información relevante. Al hacer clic en una tarjeta, se abre una ventana en el lado derecho donde vemos la tarea completa con subtareas, descripción de la propiedad, contacto y todo lo relacionado con la tarea. Las subtareas se pueden marcar como completadas. Además, cada tarea puede comentarse y se pueden hacer consultas relacionadas con la ejecución de la tarea. Comentar sobre una tarea activa el envío de un correo electrónico a la persona responsable de la tarea, como notificación de que la tarea ha sido comentada. En la parte inferior de la ventana en el lado derecho, también hay un campo para ingresar el resumen de la tarea que debe ser completado por la persona que completó la tarea. Esto también se ingresará en el elemento de línea de tiempo cuando se complete la tarea. En la parte superior, se pueden ver filtros de tareas basados en la fecha de vencimiento.
{primary.fa-info-circle} Generalmente, cada usuario del sistema ve solo sus tareas (asignadas a ellos). En la configuración de roles y permisos, hay una opción Ver todas las tareas. Los usuarios con este permiso verán el botón Mostrar todas las tareas en la parte superior, y se mostrarán todas las tareas (las del usuario y las de todos los demás usuarios).
Para ver las tareas en formato de tabla, abrimos Tareas -> Vista de Tabla. En la tabla, las tareas se muestran en filas, y su estado se puede cambiar haciendo clic en el botón apropiado en la fila que son del tipo "Mover a...". Todo lo demás es similar a la vista de tablero.
Para ver las tareas en formato de calendario, abrimos Tareas -> Vista de Calendario. Visualización de tareas en un calendario clásico. Las tareas se muestran en forma de tarjetas en el calendario, y su estado se puede cambiar abriendo la tarea en la barra lateral (hacer clic en la tarea en el calendario).