Pour ajouter une tâche, nous ouvrons Tâches -> Ajouter une nouvelle tâche. Sur cette page, nous pouvons voir des champs où nous devons saisir les informations de base de la tâche (par exemple, nom, description ...), choisir le type de tâche dans le menu déroulant, puis sélectionner la date et l'heure à laquelle la tâche doit être terminée, ajouter des sous-tâches (facultatif). Dans la partie supérieure droite de la page se trouve un élément (attribut) très important lors de l'ajout d'une tâche. Ici, nous choisissons à quoi cette tâche est liée, et les options sont : général, lié à un contact, lié à un bien, lié à une demande, et enfin, lié à une opportunité. Après cela, nous déterminons la priorité et le statut de la tâche, et enfin, nous assignons la tâche à un employé. Cet utilisateur recevra automatiquement un e-mail l'informant d'une nouvelle tâche dans le système.
{primary.fa-info-circle} Faites attention lors de l'ajout d'une tâche à l'option 'Lié à'. Cela affectera l'ajout d'éléments aux chronologies des biens, des contacts, des demandes, ou des deux !
Si l'option 'Lié à' est choisie comme général, alors cette tâche n'affectera pas la chronologie de quiconque. Si 'Lié à un bien' est sélectionné, nous obtiendrons l'option (menu déroulant ci-dessous) pour choisir quel bien nous voulons dire. Après avoir terminé cette tâche - lorsque le statut devient terminé, cela déclenchera l'ajout d'un élément à la chronologie pour ce bien du type de la tâche (par exemple, appel téléphonique, réunion, etc.) et avec une description qui sera le résumé de la tâche. De même, la même chose se produira si 'Lié à un contact', 'Lié à une demande' ou 'Lié à une opportunité' est sélectionné. La seule différence est que lorsque opportunité est choisie, un élément sera ajouté à la chronologie pour les deux le bien et le contact connectés à cette opportunité, ce qui est logique.
Pour voir les tâches dans un format de tableau (kanban), nous ouvrons Tâches -> Vue tableau de bord. Sur le tableau, les tâches sont affichées sous forme de cartes, et leur statut peut être changé en "faisant glisser" la carte d'une colonne à une autre. Chaque colonne a une description (nom), c'est-à-dire un statut qu'elle représente. Chaque carte représente une tâche avec toutes les informations pertinentes. En cliquant sur une carte, une fenêtre s'ouvre sur le côté droit où nous voyons la tâche complète avec des sous-tâches, une description du bien, un contact, et tout ce qui est lié à la tâche. Les sous-tâches peuvent être marquées comme terminées. De plus, chaque tâche peut être commentée et des requêtes liées à l'exécution de la tâche peuvent être faites. Commenter une tâche déclenche l'envoi d'un e-mail à la personne responsable de la tâche, comme notification que la tâche a été commentée. En bas de la fenêtre sur le côté droit, il y a également un champ pour saisir le résumé de la tâche qui doit être rempli par la personne qui a terminé la tâche. Cela sera également saisi dans l'élément de chronologie lorsque la tâche est terminée. En haut, des filtres de tâches peuvent être vus en fonction de la date d'expiration.
{primary.fa-info-circle} En général, chaque utilisateur du système ne voit que ses tâches (qui lui sont assignées). Dans les paramètres de rôle et de permissions, il y a une option Voir toutes les tâches. Les utilisateurs avec cette permission verront le bouton Afficher toutes les tâches en haut, et toutes les tâches seront affichées (celles de l'utilisateur et celles de tous les autres utilisateurs).
Pour voir les tâches dans un format de tableau, nous ouvrons Tâches -> Vue tableau. Dans le tableau, les tâches sont affichées en lignes, et leur statut peut être changé en cliquant sur le bouton approprié dans la ligne qui sont du type "Déplacer vers ...". Tout le reste est similaire à la vue tableau de bord.
Pour voir les tâches dans un format calendrier, nous ouvrons Tâches -> Vue calendrier. Affichage des tâches dans un calendrier classique. Les tâches sont affichées sous forme de cartes dans le calendrier, et leur statut peut être changé en ouvrant la tâche dans la barre latérale (cliquez sur la tâche dans le calendrier).